De voorbereiding op de verhuizing van een kantoor of bedrijf kan een stuk ingewikkelder zijn dan de verhuizing van een huishouden. Voorbereiden is zeer belangrijk en ervoor zorgen dat alles op je lijst compleet is, is essentieel. Gebruik deze snelle checklist als leidraad om je bedrijf op koers te houden.

Bepaal een tijdsbestek en planning

Het bepalen van je tijdsbestek zou het eerste moeten zijn wat je doet. Stel de datum in waarop alle spullen uit de kantoorruimte moeten zijn, wat je laatste verhuisdatum is. Je hebt waarschijnlijk een paar dagen nodig om daadwerkelijk te verhuizen, afhankelijk van hoeveel spullen je moet verhuizen. Werk terug van je verhuisdatum en maak een lijst van alle dingen die je moet doen voordat de vrachtwagens aankomen.

Taken toewijzen en een verhuiscomité instellen als dat nodig is

Het is een goed idee om het personeel vroeg bij de verhuizing te betrekken. Een verhuiscommissie kan je niet alleen helpen bij het organiseren en plannen van de verhuizing, maar ook bij het vergemakkelijken van de overgang voor de rest van het personeel. Laat de commissie alle taken herzien en wijs de rollen toe als dat nodig is. Naarmate de verhuizing vordert, zult je waarschijnlijk taken aan de lijst moeten toevoegen en ervoor zorgen dat je taken toewijst, te veel om het allemaal zelf te doen.

Een intern en extern communicatieplan opstellen

Een intern communicatieplan zorgt ervoor dat medewerkers op de hoogte worden gehouden van de verhuisplannen, terwijl een extern plan je klanten en leveranciers tijdens de verhuizing op de hoogte houdt van je bedrijfsactiviteiten zodat je je bedrijf tijdens de verhuizing in bedrijf kunt houden.

Verhuurders

Zoals elke verhuizing kost het inhuren van goede verhuizers tijd en zou een van de eerste taken op je lijst moeten zijn. Laat een medewerker een lijst van minstens vijf verhuisbedrijven opstellen en zorg er dan voor dat je ze grondig onderzoekt voordat je ze inhuurt. Bepaal het budget, vraag offertes aan en vergelijk de diensten van verschillende verhuisbedrijven om te beslissen welke bedrijven je wilt aannemen.

Verhuisbedrijf inhuren

Als je verhuisbudget het inhuren van professionele inpakkers kan ondersteunen, doe het dan. Een bedrijf dat erg goed is in bedrijfsverhuizingen is SW de vries verhuizingen in Amsterdam. Dit bespaart je en je medewerkers van het inpakken van de gemeenschappelijke en vaak moeilijkste plaatsen op kantoor om in te pakken en te verhuizen. Werknemers kan worden gevraagd om hun bureau of kantoor in te pakken, omdat het ook een kans biedt voor het personeel om hun ruimtes op te ruimen en zich te ontdoen van spullen die ze niet hoeven te verplaatsen.

Creëer een nieuw kantoorplan en een nieuwe lay-out

Hier zal je verhuiscommissie echt behulpzaam zijn. Het is altijd moeilijk om een nieuwe ruimte te betreden, maar als je moet uitzoeken waar alles en iedereen naartoe gaat, dan kost dat veel tijd. Zorg ervoor dat je weet waar elk meubelstuk komt te staan en dat alle medewerkers gaan zitten. Hoe gedetailleerder het plan, hoe beter.

Praat met je huidige leveranciers

Het verhuizen van een bedrijf kan een verandering van dienstverlener betekenen. Controleer je contracten en beslis vervolgens of je bij je huidige leveranciers blijft of dat je overweegt om van leverancier te veranderen. je moet bepalen wat de nieuwe ruimte nodig heeft op het gebied van telefoonlijnen en netwerkinfrastructuur. Praat met je nieuwe verhuurder en leveranciers om ervoor te zorgen dat je weet wat de nieuwe ruimte nodig heeft, zodat er geen gat in de dienstverlening is. Voor alle apparatuur die je huurt, neem contact op met de dealer om hen op de hoogte te stellen van de verhuizing en hoe ze hun apparatuur het beste naar de nieuwe locatie kunnen krijgen.

Houd je werknemers op de hoogte en blijf op de hoogte

Een verhuizing kan moeilijk zijn voor werknemers. Het kan een verandering betekenen in de manier waarop ze pendelen en of hun woon-werkverkeer nu langer is dan voor de verhuizing. Als je verhuist naar een kleinere ruimte, dan moeten de medewerkers weten hoe de kantoren worden toegewezen en hoe hun nieuwe ruimte eruit zal zien. Medewerkers moeten bij elke stap in het proces worden geïnformeerd. Probeer een bewegend schema op het keukenbord of andere gemeenschappelijke ruimte bij te houden, zodat mensen kunnen zien hoe het gaat en wat er van hen wordt verwacht als werknemers.

Ook interessant